onlinebiznis.sk ako podnikať online
Jednou z možností ako efektívne ušetriť firme peniaze a investovať ich priamo do procesov alebo ľudí je zriadiť si virtuálne sídlo. Pokiaľ ste firma, ktorá pracuje v oblasti služieb a vaši zamestnanci využívajú k práci počítače, tak je práve toto skvelá príležitosť. Virtuálne sídlo využívajú najmä menšie spoločnosti alebo neziskové organizácie.
Ako sa pripraviť na zmenu
Ako prvé je uvedomenie si hlavného dôvodu virtuálneho sídla. Ušetrené náklady môžeme investovať do zlepšenia služieb, čo prinesie úžitok pre klientov a zvýši zisky pre firmu. V prípade neziskovej organizácie sa ušetrené peniaze obzvlášť efektívne využijú na skvalitnenie služieb, na ktoré je organizácia zriadená.
Pozitívnym znamením je to aj pre zamestnancov, ktorým sa vyššie zisky môžu odraziť na vyššej mzde. Dôležité je uvedomiť si, že ušetríte aj náklady, ktoré sú vlastne platené dvojnásobne – vo firme a aj u zamestnancov doma. Je to napríklad nájom, čistenie a upratovanie, elektrická energia, voda, vybavenie kancelárie a telefóny.
Do procesu tejto zmeny je potrebné začleniť aj zamestnancov. Očakávajte viacero reakcií. Pozitívne reakcie budú najmä u zamestnancov, ktorým napríklad dlho trvá cesta do práce alebo sa starajú o deti. Iných môžu sprevádzať obavy – obzvlášť u tých, ktorí sa práce z domu obávajú a danú pozíciu si vybrali práve kvôli lokalite vašej spoločnosti.
Práve týmto zamestnancom vysvetlite zmysel a hodnotu, ktorú získajú ušetrenými prostriedkami. Vytvorte im priestor na sťažovanie a skúste ich postupnými krokmi viesť k zmenám. Určite zamestnancov neignorujte.
Deň doma. Naplánujte všetkým zamestnancom v ten istý deň prácu z domu. Zistite tak ich potreby a čo potrebujú. Niekto možno nemá počítač, niekto možno ani internet. Aby ste zabezpečili potrebnú produktivitu, tak by zamestnanci mali mať doma porovnateľné pracovné prostredie a vybavenie ako v kancelárii. Vysvetlite im, že je potrebné, aby vám povedali všetky dodatočné náklady, ktoré im vzniknú. Po tomto dni si vypýtajte od nich spätnú väzbu.
Týždeň doma. Ak zabezpečíte všetko potrebné z vyššie spomenutého, skúste naplánovať obdobne týždeň doma.
Nakoniec naplánujte odchod z vašej kancelárie. Nezabudnite aj na túto časť, pretože to môže chvíľku trvať.
Tipy a triky
Keď ľudia budú pracovať z domu, tak to so sebou prináša jednu nevýhodu a to, že ich nemáte pod kontrolou. Ako úspešne manažovať virtuálne sídlo vašej spoločnosti a zamestnancov v ňom?
Sociálne siete. Využívajte sociálne siete k tomu, aby ste nestratili interakciu so zamestnancami. Najčastejšie využívanou formou komunikácie je Skype. Je zadarmo (respektíve za náklady pripojenia), zamestnanca vidíte a takisto vidíte v akom prostredí pracuje.
Online úložisko. Fungujte online. Zriaďte si online úložisko dokumentov a nespoliehajte sa na to, že zamestnanci majú dokumenty uložené vo svojich počítačoch. Dobrými príkladmi je Google Drive alebo OneDrive od Microsoftu.
Stanovte si ciele. Tento bod asi nie je potrebné vysvetľovať. Zamestnanci sú efektívnejší, ak majú úlohy, ktoré musia splniť do určitého času. Pravidelne plánujte úlohy, rozdeľujte ich zamestnancom a spolu ich analyzujte a kontrolujte.
Flexibilný pracovný čas. Jednou z najväčších výhod práce z domu je flexibilná pracovná doba. Každý má rád inú pracovnú dobu, ktorú preferuje. Rodičia napríklad radi pracujú skoro ráno, mladí ľudia si zase radi pospia. Stanovte im napríklad, že musia byť k dispozícii medzi jedenástou a treťou hodinou a ostatný pracovný čas nech si zadelia podľa potreby a úloh.
Dôvera. Asi najväčšou obavou práce z domu pre zamestnávateľov je práve spomínaná obava z nedostatku kontroly. Zamestnávateľ si automaticky myslí, že pokiaľ zamestnanca nevidí, tak ten nepracuje. To ale nie je pravda. Pokiaľ máte dobre nastavené ciele, štandardy a zamestnanci vedia čo majú robiť, vedia aký cieľ sledujú, tak budú pracovať.
A vám môže byť jedno či v danom momente zamestnanec pracuje, varí alebo venčí psa, pokiaľ je robota spravená. Dôverujte svojim zamestnancom. Ak ste si ich precízne vybrali, tak budú „bojovať“ za váš cieľ.
Stretávajte sa. Virtuálne sídlo neznamená, že sa so zamestnancami nebudete stretávať. Organizujte pravidelné neformálne stretnutia a teambuildingy. V dnešnej dobe je takisto veľa možností ako sa počas dňa môžu stretávať tímy a môžu pracovať alebo stretnúť sa napríklad v kaviarni.
Odmeny. Poukážte na náklady, ktoré ste ušetrili vo forme odmien zamestnancom.
Zriadenie virtuálneho sídla je v dnešnej dobe veľmi jednoduché. Existuje veľa spoločností, ktoré vám sídlo zriadia a vysvetlia spôsob fungovania.